INFORMATIVA IN MERITO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
PROCEDURE DI SELEZIONE DEL PERSONALE
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”), si informa che la presente informativa è relativa ai dati personali conferiti dall’interessato o legittimamente assunti dal Titolare, in relazione alle procedure di selezione di personale delle società facenti parte del Gruppo Dolomiti Energia e cioè:
➢ Dolomiti Energia Holding S.p.a., con sede a Rovereto (TN), via Manzoni n. 24, C.F. e P.IVA 01614640223, tel. 0464-456111, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Energia S.p.a., con sede a Trento, via Fersina n. 23, C.F. e P.IVA 01812630224, tel. 0461-362330, PEC: [email protected];
➢ Novareti S.p.a. con sede a Rovereto (TN), via Manzoni n. 24, C.F. e P.IVA 01405600220, tel. 0464-456111, PEC: [email protected];
➢ Società Elettrica Trentina per la Distribuzione di Energia Elettrica S.p.a., con sede a Rovereto (TN), via Manzoni n. 24, C.F. e P.IVA 01932800228, tel. 0464-45611, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Energia Solutions S.r.l., con sede a Trento, via Fersina n. 23, C.F. e P.IVA 01840970220 tel. 0461-362222, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Ambiente S.r.l. con sede a Rovereto (TN), via Manzoni n. 24, C.F. e P.IVA 02352570226, tel. 0464-456111, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Energia Trading S.p.a., con sede a Trento, via Fersina n. 23, C.F. e P.IVA 03027910235, tel. 0461-362222, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Gnl S.r.l., con sede a Trento, via Fersina n. 23, C.F. e P.IVA 02341970222, tel. 0461-362222, PEC: [email protected];
➢ Dolomiti Edison Energy S.r.l., con sede a Trento, via Fersina n. 23, C.F. e P.IVA 02051850226 tel. 0461-362222, PEC: [email protected];
➢ Hydro Dolomiti Energia S.r.l. con sede a Trento, viale Trieste n. 43, C.F. e P.IVA 02075180220, tel. 0461-457111, PEC: [email protected].
➢ Gasdotti Alpini S.r.l., con sede a Rovereto (TN), via Manzoni, 24 (TN), C.F. e P.IVA 02602460228, tel. +39 0464-456111, PEC: [email protected].
➢ EPQ S.r.l., con sede legale a Trento, Via Fersina 23, C.F. e P.IVA n. 09388440969, PEC: [email protected].
Per maggiori informazioni si rimanda al sito www.gruppodolomitienergia.it.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali) è una delle società del Gruppo Dolomiti Energia suindicate con cui il candidato entra in relazione ai fini del processo di selezione della sua candidatura per una sua eventuale successiva assunzione.
2. DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Si informa che il Gruppo Dolomiti Energia ha designato, ai sensi dell'art. 37, paragrafo 2, del Regolamento il responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, in sigla “DPO”), che è contattabile per ogni necessità inerente alla tutela dei dati personali, compreso l’esercizio dei diritti di cui al successivo punto 9, all’indirizzo e-mail: [email protected], telefono 0461-362222, ovvero c/o Dolomiti Energia Holding, all’indirizzo in via Fersina 23, 38123 – Trento.
3. TIPOLOGIA DEI DATI PERSONALI TRATTATI
Per le finalità elencate al seguente punto, il Titolare tratterà dati personali, comuni e particolari, forniti direttamente dal candidato o legittimamente acquisti in via autonoma dal Titolare, quali, a titolo esemplificativo:
1) dati anagrafici e dati di contatto: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, indirizzo e-mail, numero di cellulare, ulteriori dati contenuti in documenti di riconoscimento;
2) dati relativi al percorso formativo e professionale: il percorso di studi, l’esperienza professionale, lettere di referenze, riconoscimenti, certificazioni del candidato, altre informazioni reperibili su profili social di natura professionale del candidato;
3) dati relativi ad immagini e videoregistrazioni/videointervista: l’immagine fotografica qualora il candidato desideri allegarla in fase di candidatura (dato non obbligatorio che non osta alla possibilità di candidatura spontanea o partecipazione alla selezione aperta) e la videoregistrazione/videointervista asincrona allo stesso richiesta durante il processo di selezione delle candidature;
4) dati particolari: relativi allo stato di salute, all’idoneità allo svolgimento di determinate mansioni, allo svolgimento di funzioni pubbliche, all’appartenenza a categorie protette in ragioni di caratteristiche psico-fisiche personali sulla base della L. n. 68/1999 o di altre leggi vigenti.
Si prega di non indicare all’interno del curriculum vitae, dei relativi allegati e/o nella videoregistrazione/videointervista, qualsiasi altro dato e/o informazione relativa a dati particolari, quali ad esempio dichiarazioni relative all’appartenenza ad associazioni sindacali, a opinioni politiche, a convinzioni religiose, all’orientamento sessuale; laddove siano presenti tali tipologie di dati non richiesti, il Titolare, nel rispetto del Codice di Comportamento del Gruppo Dolomiti Energia nonché in ragione di quanto previsto dall’art. 8 della Legge 20 maggio 1970 n. 300, potrà chiedere al candidato di produrre nuova documentazione priva di tali dati e/o informazioni.
La presente Informativa copre sia i dati personali forniti direttamente dall’interessato sia quelli acquisiti legittimamente dal Titolare presso soggetti terzi, come specificatamente indicato al punto 7.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali avverrà nell’ambito delle procedure per la selezione del personale dipendente della Società del Gruppo Dolomiti Energia alla quale l’interessato si è candidato. Il trattamento dei dati personali può avvenire anche a fronte di una candidatura spontanea del candidato in assenza di una specifica procedura di selezione per posizioni aperte. In entrambi i casi i dati saranno trattati al fine di compiere tutte le operazioni connesse e conseguenti alle seguenti attività:
1) analisi e gestione delle candidature per la selezione ed eventuale assunzione di risorse umane – attività di trattamento che può scaturire sia a seguito di presentazione volontaria del curriculum da parte del candidato, sia a seguito di richiesta di partecipazione a procedure di selezione del personale aperte presso una delle società del Gruppo Dolomiti Energia, che comprende: la registrazione ed archiviazione del curriculum vitae del candidato nel database del Titolare; la valutazione delle informazioni presenti all’interno del suo curriculum al fine di vagliare un possibile interesse del Titolare alla sua professionalità, anche mediante l’utilizzo di società di consulenza a tal fine specializzate; la raccolta di dati ed informazioni necessarie per un’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro con il Titolare;
2) profilazione del candidato – attività di trattamento specifica che consente di raccogliere informazioni sia in merito a competenze trasversali del candidato (c.d. soft skills) che a competenze tecniche e/o specialistiche relative al settore o all’area per la quale è in corso la selezione (c.d. hard skills); a tal fine, potranno essere somministrate al candidato prove, verifiche e test di valutazioni utili al proseguimento della selezione; inoltre, nel rispetto di quanto previsto al successivo punto 5, per tale finalità il Titolare potrà avvalersi di processi decisionali, in parte o del tutto, automatizzati giuridicamente vincolanti, ferme restando le garanzie per i diritti e gli interessi del candidato (come specificato al punto 5);
3) adempimento degli obblighi legali connessi all’attività di selezione – attività legata all’adempimento di obblighi normativi, sia di fonte nazionale che comunitaria, o di disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e di provvedimenti emanati da Organi di vigilanza e controllo;
4) esercizio e difesa, anche in sede giudiziaria, dei diritti del Titolare.
5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO ED OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO
Per quanto riguarda le finalità sopra descritte la base giuridica del trattamento dei dati personali è:
1) per le finalità di cui al precedente punto 4 n. 1), la necessarietà di trattare i dati personali per dar corso alle attività precontrattuali, prodromiche all’eventuale costituzione e poi svolgimento del rapporto di lavoro, nell’ambito del procedimento di selezione del personale, sulla base di quanto disposto dall’art. 6 lett. b) del GDPR e dall’art. 111-bis del D. Lgs. 101/2018; per tale ragione, non sussiste alcun obbligo di conferimento dei dati, ma il mancato o inesatto conferimento comporterà l’impossibilità di accedere all’iter di selezione e valutazione finalizzato ad un’eventuale costituzione di un rapporto di lavoro;
2) per le finalità di cui al precedente punto 4 n. 2), effettuata anche con l’utilizzo di processi decisionali in parte automatizzati, il legittimo interesse del Titolare, sulla base di quanto consentito dall’art. 6 lett. f) del GDPR; non sussiste alcun obbligo di conferimento dei dati per tale finalità, ma la mancata esecuzione dei test, prove e verifiche eventualmente richieste al candidato, tesi a verificare le sue competenze trasversali e/o specialistiche, potrà comportare l’impossibilità da parte del Titolare di procedere con l’iter di selezione e valutazione del candidato; tale attività è svolta nel pieno rispetto delle garanzie e dei diritti del candidato, che potrà in ogni momento esercitare i diritti a lui riconosciuti dal GDPR, in particolare, il diritto di accesso, rettifica ed opposizione al trattamento (di cui al punto 8);
3) per le finalità di cui al precedente punto 4 n. 2), effettuato con utilizzo di processi decisionali del tutto automatizzati, il consenso dell’interessato, sulla base di quanto previsto dagli artt. 6 lett. a) e 22 co. II lett. c) del GDPR; il mancato rilascio del consenso non impedirà comunque al Titolare di richiedere al candidato di effettuare prove, verifiche e test, tesi alla verifica delle sue competenze trasversali e/o specialistiche, anche mediante l’utilizzo di processi solo in parte automatizzati come indicato al precedente n. 2), fermo restando in ogni caso il pieno rispetto delle garanzie e dei diritti del candidato;
4) per le finalità di cui al precedente punto 4 n. 3), la necessarietà di trattare i dati per l’adempimento di obblighi legali, sulla base di quanto previsto dall’art. 6 lett. f) del GDPR;
5) per le finalità di cui al precedente punto 4 n. 4), il legittimo interesse del Titolare all’esercizio e difesa dei suoi diritti, anche in sede giudiziaria, sulla base di quanto previsto dall’art. 6 lett. c) del GDPR;
6) per il trattamento delle categorie particolari di dati personali quali lo stato di salute, l’appartenenza a categorie protette, l’idoneità allo svolgimento di determinate mansioni, lo svolgimento di funzioni pubbliche, la necessarietà di assolvere gli specifici obblighi di legge ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato, sulla base di quanto disposto dall’art. 9 co. II lett. b) del GDPR, nello specifico in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale, protezione sociale, medicina del lavoro e valutazione della capacità lavorativa del dipendente, attività effettuate sempre in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato;
7) per la videoregistrazione/videointervista asincrona richiesta in fase di selezione, il consenso dell’interessato, sulla base di quanto previsto dall’art. 6 del GDPR lett. a), a trattare tale dato per le specifiche finalità indicate al punto 4 n. 1); come specificato al precedente punto 3, non saranno trattati dati personali particolari eventualmente presenti nella videoregistrazione/videointervista asincrona che non siano pertinenti rispetto alle finalità di cui al punto 4 n. 1).
6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE
Il trattamento dei dati personali sarà realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, n. 2) del GDPR e avverrà mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità alle disposizioni previste dall’articolo 32 GDPR, da soggetti autorizzati all’assolvimento dei relativi compiti, con l’impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.
Per proteggere i dati personali il Titolare adotta appropriate misure di sicurezza tecniche, fisiche, giuridiche ed organizzative al fine di garantire il pieno rispetto delle norme sulla sicurezza previste dalla normativa vigente. I dati personali dell’interessato ricevuti in risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale, o relativi a candidature spontanee, raccolti per le finalità di cui al punto 4 numeri 1, 2) e 3) saranno conservati per un massimo di 24 mesi in formato elettronico o cartaceo, ferma restando la possibilità di esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR (tra i quali il diritto alla cancellazione), così come meglio specificati al punto 9; per quanto riguarda, invece, le esigenze di tutela del Titolare di cui al punto 4, n. 4), i dati saranno conservati per il tempo necessario a garantire l’esercizio e la difesa, anche in sede giudiziaria, dei diritti del Titolare. Qualora la selezione avesse esito positivo concludendosi con la sottoscrizione di un contratto di lavoro, la conservazione dei dati sarà mantenuta per tutta la durata della prestazione lavorativa.
7. COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati raccolti ed elaborati potranno essere resi accessibili e/o comunicati per le finalità di cui al punto 4:
- a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di soggetti nominati Autorizzati al trattamento e/o Amministratori di sistema, nell’ambito delle relative mansioni e/o obblighi contrattuali relativi all’esecuzione del rapporto contrattuale con gli interessati;
- a società terze, che svolgono attività per conto del Titolare, nella loro qualità di soggetti nominati Responsabili del trattamento nel rispetto di quanto previsto dall’art. 28 del GDPR (a titolo esemplificativo, potrebbero esserci altre società del Gruppo Dolomiti Energia che svolgono attività per accordi di servizi Intercompany e società incaricate di svolgere servizi di consulenza nella ricerca e valutazione del personale) o nella loro qualità di Titolari autonomi del trattamento incaricate di svolgere attività di consulenza di diversa natura (quali consulenti legali, avvocati, consulenti fiscali e commercialisti);
- ai soggetti ai quali devono essere comunicati in adempimento di un obbligo previsto dalla legge, da un Regolamento o dalla normativa comunitaria, ovvero per adempiere ad un ordine o un provvedimento della Autorità Giudiziaria o di altre Autorità pubbliche, Amministrazioni pubbliche, Autorità di vigilanza e controllo, nella loro qualità di Titolari autonomi del trattamento;
I dati conferiti non saranno oggetto di diffusione se non per ottemperare ad obblighi espressamente previsti dalla legge, così come indicato al precedente punto 4.
8. LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI
Lo svolgimento dell’attività di trattamento dei Suoi dati personali avviene sul territorio dell’Unione Europea e non vi è intenzione di trasferire i dati al di fuori del dell’Unione Europea o ad un’Organizzazione internazionale. Eventuali trasferimenti di dati personali a Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, potrà avvenire solo sulla base di una decisione di adeguatezza del Paese della Commissione europea, nel rispetto dell’articolo 45 GDPR, o all’adesione ad accordi specifici in presenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 GDPR, o in presenza di una delle deroghe specificamente previste dall’articolo 49 GDPR.
9. DIRITTI DELL’INTERESSATO
In relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, l’Interessato può esercitare, a titolo gratuito, i diritti sanciti dagli artt. 15 e ss. del GDPR e, tra i quali rilevano per il trattamento in esame i seguenti (la descrizione qui di seguito riportata è indicativa e sintetica, per la completa enunciazione dei diritti, comprese le limitazioni degli stessi, si rimanda agli articoli 15 e ss. del GDPR):
− Diritto di accesso ai dati personali (diritto di avere gratuitamente le informazioni in merito ai dati personali detenuti dal Titolare ed al relativo trattamento, ivi inclusi i risultati delle, prove, verifiche e test somministrati, nonché di ottenerne copia in formato accessibile);
− Diritto di rettifica dei dati (diritto di ottenere la correzione o integrazione dei suoi dati che non siano espressione di elementi valutativi effettuati dal Titolare a seguito di prove, verifiche e test di valutazione del candidato);
− Diritto di revoca del consenso (qualora il trattamento avvenga in forza di consenso espresso dall’Interessato, lo stesso potrà revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento prestato prima della revoca);
− Diritto di cancellazione dei dati (diritto all’oblio) (diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali, anche a seguito di revoca di consenso o opposizione al trattamento);
− Diritto di limitazione del trattamento (laddove ricorrano i presupposti di legge di cui all’art. 18 del GDPR);
− Diritto di opposizione al trattamento per motivi legittimi (diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati personali che La riguardano basati sulla condizione di legittimità del legittimo interesse, compresa l’attività di profilazione di cui al punto 4 n. 2), salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria);
− Diritto alla portabilità dei dati (nelle casistiche e secondo le modalità indicate dall’art. 20 del GDPR);
− Diritto di proporre reclamo all'autorità Garante per la protezione dei dati personali – Garante Privacy - tramite la modulistica presente sul suo sito, qualora ritenga il trattamento dei Suoi dati personali sia avvenuto in violazione del GDPR.
10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Per ogni richiesta riguardante la presente informativa o le operazioni qui descritte, comprese le modalità di trattamento dei dati, nonché per esercitare i diritti a Lei riconosciuti dal GDPR, sopra indicati, Lei potrà inviare una comunicazione destinata al DPO c/o Dolomiti Energia Holding, via Fersina 23, 38123 - Trento o all’indirizzo e-mail: [email protected], telefono 0461-362222.
Il Titolare provvederà a prendere in carico la Sua richiesta e a fornire, senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni richieste. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste.
L’esercizio dei diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi dell’articolo 12 GDPR, tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitarle un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la Sua richiesta, o negare la soddisfazione della Sua richiesta.
L’Interessato dichiara di aver preso visione dell’Informativa privacy fornita dal Titolare del Trattamento ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR n.2016/679, riportante le modalità ed i termini del trattamento dei Suoi dati personali, finalizzato alla gestione del processo di ricerca e selezione del personale, che contempla attività di profilazione del candidato e che potrà avvenire anche per il tramite di processi decisionali in parte automatizzati (come specificato al punti 4, n. 2) e 5, n. 2) dell’Informativa privacy); i meccanismi alla base dell’automatizzazione prevedono l’analisi delle risposte ai Test Autovalutazione, l’elaborazione di un profilo e la predisposizione di report; il Titolare effettua valutazioni periodiche per verificare l’affidabilità del sistema automatizzato; si prega di non indicare all’interno del curriculum vitae, dei suoi allegati e/o dalla videoregistrazione/videointervista asincrona, qualsiasi dato e/o informazione relativa a dati particolari non necessari ai fini della candidatura.